Rancang Bangun Aplikasi Asisten Persuratan Cerdas dan E-Arsip Berbasis Web menggunakan Integrasi Large Language Model (LLM)

Abstract

Pengelolaan administrasi dan kearsipan dokumen di sekolah umumnya masih konvensional, sehingga memicu inefisiensi waktu, kerentanan terhadap kehilangan data fisik, serta risiko kesalahan manusia (human error) akibat pemindahan teks hasil kecerdasan buatan secara manual antaraplikasi. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun aplikasi asisten persuratan cerdas berbasis web yang terintegrasi dengan Application Programming Interface (API) Large Language Model (LLM) untuk mengotomatisasi penyusunan draf surat sekaligus menyediakan penyimpanan arsip elektronik (e-arsip) dalam satu sistem. Pengembangan menggunakan metode Waterfall, framework Laravel dengan pola Model View Controller (MVC), Prompt Engineering berbasis formulir template, dan pendekatan Human-in-the-Loop (HITL) agar staf tata usaha dapat menyunting draf sebelum dicetak. Fungsionalitas diuji dengan Black Box Testing, sedangkan pengalaman pengguna dievaluasi melalui Moderated Usability Testing (MUT) dengan Iterative Design dan System Usability Scale (SUS) pada empat staf tata usaha. Seluruh 11 skenario Black Box berhasil dieksekusi (100%). Pada MUT, dua partisipan pertama kesulitan menyusun prompt secara manual sehingga antarmuka dirombak menjadi formulir template, dan kesulitan tersebut tidak teramati lagi pada dua partisipan berikutnya. Skor SUS rata-rata sebesar 81,88 (Grade A), dengan kemudahan mempelajari sistem sebagai aspek yang masih perlu disempurnakan. Sistem berfungsi sesuai skenario pengujian dan diterima dengan baik oleh pengguna pada sampel terbatas. Penelitian lanjutan perlu mencakup digitalisasi arsip fisik dengan Optical Character Recognition (OCR), arsitektur multi-tenancy dengan pembagian peran, dan pengujian pada lebih banyak pengguna.