Pendaftaran Event HIPMI Wellness Festival Berbasis Google Workspace dengan Metode Design Thinking

Abstract

Pendaftaran peserta pada penyelenggaraan HIPMI Wellness Festival sebelumnya masih dilakukan secara manual melalui formulir fisik, WhatsApp, dan email, sehingga proses rekap data memakan waktu beberapa hari kerja, rawan kesalahan input, tidak memiliki konfirmasi otomatis, dan sulit dipantau secara real-time. Penelitian ini bertujuan merancang dan mengimplementasikan sistem pendaftaran event berbasis Google Workspace dengan metode Design Thinking untuk menjawab permasalahan tersebut. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif-deskriptif dengan strategi research and development melalui lima tahapan Design Thinking, yaitu Empathize, Define, Ideate, Prototype, dan Test. Sistem dibangun dengan mengintegrasikan Google Forms sebagai antarmuka pendaftaran, Google Sheets sebagai basis data dan dashboard real-time, Google Apps Script dan Add-Ons Autocrat sebagai mesin otomasi pembuatan dokumen konfirmasi PDF dan kode QR, Google Drive sebagai penyimpanan arsip, serta Gmail sebagai kanal pengiriman konfirmasi otomatis. Hasil pengujian Black Box Testing menunjukkan seluruh alur kerja sistem, mulai dari pengisian formulir hingga validasi pengambilan goodie bag melalui kode QR, berjalan sesuai harapan, sementara hasil User Acceptance Testing (UAT) berada pada kategori sangat baik dengan skor rata-rata di atas 4,0 dari skala 5. Sistem berhasil dioperasikan untuk mengelola pendaftar tanpa memerlukan biaya lisensi maupun infrastruktur server tambahan. Penelitian ini membuktikan bahwa ekosistem Google Workspace yang dipadukan dengan metode Design Thinking mampu menghadirkan sistem pendaftaran event yang efisien, akurat, dan mudah direplikasi oleh organisasi kepemudaan lain.